Cómo usar el disco en red

COMPARTIR FICHEROS DENTRO Y FUERA DEL IIB

  1. Introducción
  2. Importante
    1. Nunca dar tu palabra clave a nadie
  3. Recetas
    1. Dejar un fichero de forma pública (*)
    2. Dejar uno o más ficheros privados a una o más personas de fuera del IIB (*)
    3. Enviar un mensaje voluminoso a una lista (*)
    4. Decirle a alguien de fuera que nos deje uno o más ficheros voluminosos (*)
    5. Conectarse a trabajos temporales o carpeta personal
    6. Desconectarse de trabajos temporales o carpeta personal
    7. Dejar ficheros publicos dentro del IIB (*)
    8. Dejar ficheros a un laboratorio o servicio
    9. Compartir ficheros entre un grupo de usuarios / laboratorio
      (*) de forma temporal por 15 días 
  4. Consejos
    1. Nombres de los ficheros y directorios
    2. Comprimir / agrupar los ficheros
    3. Borrado de ficheros automático
  5. Funcionamiento
    1. Protocolo
    2. Trabajos Temporales
      1. Carpeta "pública"
      2. Carpeta "scan"
      3. Carpeta "intercambio_ficheros"
    3. Carpetas (volúmenes) personales
    4. Carpeta "info_services"
      1. Carpetas de laboratorio / grupo
      2. Documentos Internos IIBM

Introducción

Este documento está escrito al revés de cómo cabría esperar. Comienza con una serie de recetas para hacer cosas que comunmente se hacen en el IIB, para al final decir cómo realmente funciona el sistema.

Las recetas ofrecen una forma de hacer las cosas. Normalmente este no es el único método ni el mejor, sino el que nos ha parecido más sencillo y rápido. Seguramente exista un método que se ajuste más a nuestras necesidades, pero entonces hay que saber (y para ello leerse) cómo funcionan las cosas y no creo que ni siquiera mucha gente se leea tan siquiera está pequeña introducción, con que no te digo el rollo final.

De ahí el atípico orden de los puntos.

Por favor, cualquier anomalía que veais en el funcionamiento del servicio hacednosla saber a Tecnologías de la Información.


Muy importante

Nunca proporcionar la palabra clave

Es muy importante recordar lo que ya firmamos al pedir nuestra cuenta: NO DEBEMOS PROPORCIONAR NUESTRA PALABRA CLAVE / PASSWORD A NADIE BAJO NINGÚN CONCEPTO. Si encontramos que no podemos hacer algo sin proporcionar nuestra palabra clave, probablemente estemos pensando en un modo erroneo de hacerlo. Consultad al servicio de Tecnologías de la Información y pedidles consejo, pero no faciliteis nunca el password.


Recetas

Dejar un fichero de forma pública

Podemos publicar un fichero en la URL pública:

https://www.iib.uam.es/anuncios

Con solo dejarlo en "info_services" - "Documentos_Internos_IIBm" - "Anuncios_y_Ofertas". O lo que es lo mismo en https://www.iib.uam.es/drive/smb/usuario/info_services/Documentos_Internos_IIBm/Anuncios_y_Ofertas

Se borrará de forma automática en 15 días.


Dejar uno o más ficheros a una persona de fuera del IIB

Si nos conectamos a http://www.iib.uam.es/script/intercambio.es.cgi, y nos enviamos los ficheros a nosotros mismos, en un rato nos llegará un correo indicando una URL tipo http://www2.iib.uam.es/laboratorio/outgoing/coNtrAs3nya .

Cualquiera que posea esa URL tendrá acceso a los documentos, de modo que solo la tenemos que enviar un correo a el/los destinatarios con esa URL para que se conecten y se bajen los ficheros.


Enviar un mensaje voluminoso a una lista

Exactamente igual que en el punto anterior

Si nos conectamos a http://www.iib.uam.es/script/intercambio.es.cgi, y nos enviamos los ficheros a nosotros mismos, en un rato nos llegará un correo indicando una URL tipo http://www2.iib.uam.es/laboratorio/outgoing/coNtrAs3nya .

Cualquiera que posea esa URL tendrá acceso a los documentos, de modo que solo la tenemos que enviar un correo a la lista para que puedan descargarse el fichero todos los componentes de la lista.


Decirle a alguien de fuera que nos deje uno o más ficheros

Simplemente decirle que se conecte a http://www.iib.uam.es/script/intercambio.es.cgi o a su versión en inglés http://www.iib.uam.es/script/intercambio.en.cgi, y que nos deje los ficheros.

Solo necesita indicar nuestro username dentro del IIB.


Conectarse a trabajos temporales o a nuestra carpeta personal

Este servicio es solo para los usuarios del IIB. Hay dos formas de conectarse a trabajos temporales al igual que a nuestra carpeta personal:

Mediante protocolo smb.

La URL para conectarse es:

 

Solo nos permite conectarnos desde el IIB / BQ. Funciona correctamente en todos los sistemas modernos (el MacOS Classic y el Windows 9X no cuentan como sistemas operativos modernos). En concreto y como sistemas más difundidos:

  • En MacOS X:
    Desde el menú del finder seleccionar 'Ir' - 'Conectarse a servidor' y teclear la URL ( smb://smb.iib.uam.es/ttemp o smb://smb.iib.uam.es/username ). (*1). 'Conectar', 'autenticar' y seleccionar la carpeta a la que queremos acceder.

    NOTA *1: Opcionalmente podemos pulsar sobre el botón '+' en este paso para que recuerde la dirección en posteriores ocasiones.

    Para desconectarse, en general basta tirar el volumen de red a la papelera.
     
  • En Windows 2000, XP, 7 u 8:
    Utilizamos el explorer y tecleamos la dirección \\smb.iib.uam.es\ttemp o bien \\smb.iib.uam.es\username -notar las barras invertidas-. Nos pedirá que nos autentiquemos.

    Puede ser recomendable crear un acceso directo de la carpeta al escritorio o a la barra inferior para así hacer más sencillas futuras conexiones.

    Para desconectarnos podemos salir de la sesión o bien utilizar el comando 'net use /d *' que tenemos puesto en un fichero .bat en los ordenadores comunes.
     
  • En Linux (ejemplo Ubuntu):
    Abrimos una carpeta cualquiera y en la dirección indicamos: smb://smb.iib.uam.es o directamente smb://username@smb.iib.uam.es y así solo nos pedirá el password.

    También podemos crear una conexión en el escritorio en "Lugares" - "Conectarse a servidor..." - "compartido de windows".

    Para desconectarse hacemos click con el botón derecho sobre el disco montado y le indicamos "desmontar volumen".

Mediante protocolo webdav (https).

La URL para conectarse es:

 

Nos podemos conectar desde cualquier punto de la internet. Funciona en los sistemas más modernos. Por ejemplo exige en el caso del Macintosh que se tenga una versión MacOS X 10.4 o superior. En concreto y como sistemas más difundidos:

  • En MacOS X 10.4 o superior:
    Podemos seguir las instrucciones publicadas por el servicio.
    Desde el menú del finder seleccionar 'Ir' - 'Conectarse a servidor' y teclear la URL ( https://www.iib.uam.es/drive/smb/ttemp o https://www.iib.uam.es/drive/smb/username ). (*1). 'Conectar', 'autenticar' y seleccionar la carpeta a la que queremos acceder.

    NOTA *1: Opcionalmente podemos pulsar sobre el botón '+' en este paso para que recuerde la dirección en posteriores ocasiones.

    Para desconectarse, en general basta tirar el volumen de red a la papelera.
     
  • En Windows XP:
    Podemos seguir las instrucciones publicadas por el servicio o ....

    Utilizamos el explorer (importante, el Firefox no funciona todavía para esto) y tecleamos la dirección https://www.iib.uam.es/drive/smb/ttemp o bien https://www.iib.uam.es/drive/smb/username -notar las barras invertidas-. Nos pedirá que nos autentiquemos.

    Aparentemente navegaremos por una página web, pero si hacemos click con el ratón sobre lo que nos aparece en verde como una URL de smb (smb://smb.iib.uam.es), la ventana se nos convertirá en una ventana de navegador de carpetas. Esto es lo que de momento (oct 2013) no se puede hacer con el Firefox

    Para desconectarnos hay que decirle al Explorer que limpie la información personal de autenticación, cosa que también hará si cerramos la sesión
     
  • En Windows 7 u 8:
    Utilizaremos el software NetDrive, ya que windows en estas vesiones se ha desviado del estandar WebDAV.
    Podemos seguir las instrucciones publicadas por el servicio.
  • En Linux (ejemplo Ubuntu):
    Podemos seguir las instrucciones publicadas por el servicio.
    Abrimos una carpeta cualquiera y en la dirección (CTRL-L es necesario según versiones) indicamos: davs://www.iib.uam.es/drive/smb

    También podemos crear una conexión en el escritorio en "Lugares" - "Conectarse a servidor..." - "WEBDav seguro".

    Para desconectarse hacemos click con el botón derecho sobre el disco montado y le indicamos "desmontar volumen".

Dejar ficheros publicos dentro del IIB

Nos conectamos a trabajos temporales y vamos a la carpeta del laboratorio o servicio.

Creamos un directorio llamado 'publico' (sin comillas y en minusculas) o bien 'publico_asunto_que_sea', pero que empiece por 'publico_'.

Metemos ahí todos los ficheros que queramos a los que pueda acceder todo el IIB.

Mandar un correo diciendo que están disponibles los ficheros por 10 dias en trabajos temporales, en la carpeta correspondiente.
NOTA: enviar el correo en principio al iib-sci o iib-difusion según el carater científico o no del contenido de los ficheros.


Dejar ficheros a un laboratorio o servicio

Nos conectamos a trabajos temporales y vamos a la carpeta del laboratorio o servicio a quien le queramos dejar ficheros.

Creamos un directorio con un nombre descriptivo (ver consejos para nombres de fichero).

Metemos ahí todos los ficheros que queramos que solo puedan ser accedidos por quien lo ha creado (nosotros) y por el laboratorio o servicio donde hemos creado la carpeta.

Mandar un correo a los destinatarios para que retiren los ficheros de trabajos temporales.


Compartir ficheros entre un grupo de usuarios / laboratorio

Podemos compartir de modo permanente datos entre nuestro laboratorio para el trabajo del dia a dia.

Nos conectamos a nuestro volumen de red personal (smb://smb.iib.uam.es/username). Nos introducimos en el directorio info_sevices, dentro del cual podemos ver uno o más directorios con información compartida para grupos. Estos directorios terminan con el sufijo '_share'.

Los ficheros que dejemos en ese directorio estarán accesibles para todo ese grupo de usuarios de forma permanente. Por tanto ni que decir cabe que debe de acordarse entre el grupo de usuarios la estructura de las carpetas, así como la naturaleza de la información que allí dejemos.


Consejos

Nombres de los ficheros y directorios

Como norma general.

Nombres cortos, concisos, descriptivos y se recomienda que estén en minúsculas, sin espacios (podemos utilizar el guión bajo '_'), sin tildes, sin eñes ni caracteres extraños.

Poner la extensión adecuada al tipo de fichero que se deja, sobre todo si utilizamos Macintosh o algún tipo de máquina Unix (.pdf para un PDF, .jpg para un JPG, etc...).

Sin seguir estas normas, normalmente funciona sin problemas, pero aumenta la posibilidad de que algún usuario no se lo pueda descargar.


Comprimir / agrupar los ficheros

Siempre es recomendable reducir el tamaño de los ficheros que se envian para reducir tiempos de transferencia, así como agruparlos en uno si son muchos o si hay una estructura de directorios.

Para ello se pueden utilizar distintos formatos de compresión: tarballs (.tgz), ZIP (.zip), 7ZIP (.7z) RAR (.rar), algunos de Mac ya casi obsoletos... pero en general el más extendido es el ZIP y casi todos los sistemas actuales lo reconocen de forma nativa. Antes de utilizar otro formato nos debemos de asegurar que nuestro destinatario puede manejarlo.


Borrado de ficheros automático

Los ficheros de trabajos temporales, así como los que se dejan y nos dejan por 'intercambi de ficheros', se borran automaticamente a los 15 dias si no los 'refescamos'.

Es conveniente de todos modos por privacidad, optimización de recursos y para evitar los molestos mensajes de borrado, que los borremos nosotros cuando dejemos de utilizarlos.


Funcionamiento

Protocolo

En la actualidad en el IIB utilizamos para intercambio de ficheros dos protocolos distintos:

  • el nativo de Windows y que ha sido adoptado por otros sistemas operativos como un estandar llamado  SMB / CIFS.
  • webdav en modo seguro, que nos permite montar un sistema de ficheros utilizando el protocolo http, tan extendido para leer la web que normalmente lo podremos utilizar desde cualquier lugar.



El primero es un protocolo que carece de seguridad robusta, sobre todo en la autenticación, de modo que solo es utilizado internamente en la red local del IIB.

Para el uso de ficheros desde el exterior por parte de los usuarios del IIB, se puede utilizar el WebDAV instalado en https://www.iib.uam.es/drive/smb que nos permite acceder a nuestros volúmenes SMB / CIFS pero encapsulando este protocolo en un protocolo http sobre SSL, lo que le confiere seguridad y posibilidad de acceso desde cualquier lugar.

Para dejar ficheros para o por parde de personas anónimas, hay que utilizar el script de intercambio de ficheros descrito al principio del documento.

Otros sistemas de intercambio de ficheros que se han utilizado en el IIB en el pasado, se han dejado de servir. En concreto el ftp, el afp y netbios.


Trabajos Temporales

Existe una carpeta de trabajos temporales por cada laboratorio / servicio. Estas carpetas son una especie de 'cajón desastre' donde los usuarios pueden dejar sus archivos temporalmente sin preocuparse de mantener una estructura ni limpieza, ya que se borran automáticamente a los 15 dias.

¡¡ATENCIÓN!! No se hace copia de seguridad diaria de estos ficheros ya que el volumen de estos ficheros en tránsito excede la capacidad de mantenerlos por tiempo indefinido. Por esa razón se envían varios correos de aviso previos a su borrado. Se recomienda retirarlos y eliminarlos antes de que pasen 10 días.

Existen ciertas medidas de privacidad que se describen a continuación:

Un usuario puede dejar ficheros en cualquier carpeta de cualquier laboratorio y podrán ser vistos o borrados por cualquiera.

Para evitar esto, si crea una carpeta en el interior de la carpeta de laboratorio (un segundo nivel de carpetas), su contenido solo podrá ser visto y/o modificado por este usuario (quien lo ha creado) y los usuarios del laboratorio de destino.

Finalmente, se eliminan automaticamente los ficheros 'fork' de los sistemas Mac antiguos, ya que dan problemas con la propiedad de los mismos y están actualmente en desuso (solo se necesitan para ficheros PICT, algún otro formato antiguo y aplicaciones de MacOS classic sin comprimir).


Carpeta "publica..." en Trabajos Temporales

Si lo que se pretende es que el contenido de la carpeta pueda ser visto por todo el mundo pero solo modificado por el usuario, podemos poner a la carpeta el nombre 'publico' o 'publico_algo' y de este modo se hará público pero no modificable ni eliminable salvo por este usuario y los del laboratorio de destino.

Finalmente, se eliminan automaticamente los ficheros 'fork' de los sistemas Mac antiguos, ya que dan problemas con la propiedad de los mismos y están actualmente en desuso (solo se necesitan para ficheros PICT, algún otro formato antiguo y aplicaciones de MacOS classic sin comprimir).


Carpeta "scan" en Trabajos Temporales

Dentro de "Trabajos Temporales" hay de forma permanente una carpeta llamada "scan" donde se envían de forma automática los ficheros PDF resultantes de 'escanear' documentos en alguna de las copiadoras / impresoras del IIBM cuando introducimos el código de nuestro laboratorio en la copiadora.

Igual que todo fichero en Trabajos Temporales, se elimina a los 15 días.


Carpeta "intercambio_ficheros" en Trabajos Temporales

Del mismo modo que los trabajos que se 'escanean' tienen como destino la carpeta 'scan', los envíos que nos hacen desde la herramienta web de "Intercambio de ficheros" se meten en esta carpeta bajo un directorio con un nombre aleatorio.

Ver las recetas:

También se pueden dejar ficheros disponibles por web con clave compartida en la carpeta 'intercambio_ficheros'. El usuario anónimo (alguien de fuera normalmente) no verá el nombre de los ficheros y carpetas que aquí se alojen, de modo que tendrá que conocer el nombre e incluirlo en la URL para acceder o bajarse el fichero.

El modo recomendado de uso es crear una carpeta con un nombre descriptivo y sencillo (clave compartida, ver recomendaciones arriba) pero que solo conozca el destinatario. Los ficheros alojados dentro de esta carpeta si serán visibles, pero será necesario poner el nombre de la carpeta en la URL. Al estilo:

http://www2.iib.uam.es/laboratorio/outgoing/nombre_carpeta

Esto hace que los ficheros solo sean visibles por aquellos a quienes facilitemos el nombre de esta carpeta (enviandoles la URL probablemente).

Ver en todo caso la receta de envio de ficheros a personas de fuera del IIB para hacer esto de un modo sencillo y automático.

Los contenidos de esta carpeta se eliminan igualmente a los 15 dias.


 

Carpetas (volúmenes) personales

En las carpetas personales en red podemos dejar información solo accesible para nosotros:

smb://smb.iib.uam.es/username

O por el laboratorio / grupo de trabajo:

smb://smb.iib.uam.es/username/info_services/grupo_share


Carpeta "info_services"

Dentro de las carpetas personales encontraremos siempre una carpeta llamada "info_services" que contiene acceso a carpetas compartidas por los grupos, información compartida para el centro, trabajos temporales, etc...:

smb://smb.iib.uam.es/username/info_services


Carpetas de laboratorio

Tal y como se ha descrito en el punto anterior, los ficheros y carpetas creados bajo:

smb://smb.iib.uam.es/username/info_services/grupo_share

Son compartidos por el grupo de trabajo. Bajo "info_services" encontraremos las carpetas compartidas de todos los grupos en los que su responsable nos haya incluido para participar.

Podemos ver un video de cómo el responsable de un grupo nos puede incluir para participar en la carpeta compartida.


Documentos Internos IIBM

Además de las carpetas compartidas por los grupos a los que pertenecemos, bajo "info_services" también encontramos una carpeta llamada "Documentos_Internos_IIBm".

En esa carpeta se encuentran carpetas que mantienen documentación interna del IIBM mantenida por diversos servicios y comisiones.

Encontramos bajo "Documentos_Internos_IIBm" también la carpeta "Anuncios y Oferatas". Los ficheros que se dejen en esta carpeta se publicarán de forma automática en:

https://www.iib.uam.es/anuncios

Estos  ficheros se borrarán a los 15 días de igual forma que los de "Trabajos Temporales".