Normas de funcionamiento

PEDIDOS EXTERNOS

Requisitos previos imprescindibles

Requisito   Departamento   Contacto
• Cuenta interna Gerencia. Elena Asensio
• Alta en IIBM Gerencia Lucía Horrillo
• Correo IIBM/td> TI Javier Merino
• Estar autorizado Jefe lab almacén Inicio → Prefs
Este Servicio de Compras sólo puede tramitar el pago de facturas con NIF del CSIC Q2818002D. Esto implica que sólo se pueden realizar pedidos al exterior si antes existe una cuenta interna con proyecto en el sistema informático del CSIC (SAICI). Las cuentas UAM del SAICI con dinero procedente de proyectos de la UAM sólo admiten pagos de servicios internos y no de facturas del exterior. Esto incluye servicios de transporte como FedEx y cualquier otro que implique el pago de una factura. Por todo ello, los pedidos que generen una factura con un proveedor externo y que ha de pagar la UAM no se deben tramitar a través de este servicio.

Pasos

  1. Recabar la siguiente información:
    1. Nombre del artículo: Su nombre comercial, que es como lo llama el proveedor (puede no ser el nombre más habitual).
    2. Referencia: La del fabricante, del proveedor o ambas.
    3. Precio: Si lo deja en blanco o pone 0,00€, implica que acepta el precio que ponga el proveedor. En caso contrario, debe dejar escrito en el campo observaciones, que no aceptará el envío si no es al precio solicitado. No se preocupe por el tipo de IVA, si no lo sabe, nosotros lo corregiremos. No depende ni del proveedor ni de nosotros, sino del que le impone la Agencia Tributaria al proveedor. No es opcional. (Ver Artículo 90 y siguientes de la Ley del IVA)
    4. Nombre del proveedor: Si no sabe de ninguno que venda lo que busca, nosotros lo elegiremos si se trata de un producto de consumo habitual o algo no "raro". Si tiene un proveedor y no aparece en el formulario de pedido, facilítenos los datos contacto, sobre todo el correo electrónico.
  2. Completar el formulario de PEDIDO EXTERNO en la web del Almacén
    1. Cuanto más detallado, mejor.
    2. Si desconoce el proveedor o no lo encuentra en el listado desplegable, elija el último (Proveedor a elegir o no dado de alta) y escriba su nombre en el campo observaciones, o que no conce ningún proveedor de ese artículo.
    3. No olvide los gastos de envío. Si existen, añada una línea adicional con el artículo "Gastos de envío" y la referencia "Portes".

      Importante: Si el pedido genera una factura con gastos de envío y en la solicitud no se ha incluido nada al respecto, el Servicio de Compras aumentará el pedido por el importe correspondiente. Si el pedido está exento de estos gastos, debe indicarse en la solicitud o de lo contrario se aceptan de manera implícita. En resumen, si el pedido está libre de gastos de envío, está obligado a indicarlo en la solicitud. En caso contrario, si el proveedor lo factura se pagará.
    4. Si tiene un código promocional indíquelo junto con la referencia del artículo y para cada uno de ellos. Por ejemplo para un artículo de la marca Gibco (Life Technologies): "Ref: 11668-019 | Promo: ISB365".
    5. Si fuera el caso, no olvide indicar en el campo observaciones que debe aplicarse acuerdo con algún representante. Ejemplo, "oferta especial José Pérez".
    6. Si se equivoca y ya ha confirmado el formulario de pedido en la web del Almacén, puede luego modificarlo. No lo anule. Pinche en cambiar y podrá modificar cualquier campo. Recuerde que casi todos los links son "botones" para acceder a campos de introducción de texto o números.
    7. En casos como la petición de oligos, es mejor que sea el usuario el que lo solicite en la web del proveedor. Complete primero el formulario electrónico en la web del Almacén. Posteriormente solicite el el oligo al proveedor dándole el número de pedido que se genera en aquél.
    8. Cualquier duda o comentario escríbala en el campo observaciones justo antes de confirmar el pedido.
Completados estos pasos, el Servicio de Compras y tramitará la solicitud al proveedor. Cuando llegue el pedido, se entregará la mercancía al destinatario, quien deberá cerciorarse de que todo está correcto (abrirá el paquete y comprobará que lo enviado corresponde a lo que indica el albarán de entrega). Si todo está correcto, procederemos al pago de la factura.

Ante cualquier incidencia, por ejemplo si el pedido se retrasa, errores en el envío u otros, por favor, escríbanos a compras@iib.uam.es y haremos la reclamación correspondiente. Evite el teléfono salvo que sea urgente, necesitamos un correo porque debemos documentar las incidencias (norma ISO-9001).

PEDIDOS INTERNOS (Ventanilla Almacén)

Requisitos previos imprescindibles

Los mismos que para PEDIDOS EXTERNOS excepto en el punto uno. La cuenta debe existir pero no tiene por qué ser con proyecto en el Centro. Puede ser una cuenta con dinero procedente de la UAM

Pasos

  1. Conectarse con la web del Almacén y realizar el pedido.
  2. Esperar al menos 45 minutos antes de venir a retirarlo.

PEDIDOS INTERNOS (Resto de Servicios)

Requisitos previos imprescindibles

Los mismos que para PEDIDOS EXTERNOS excepto en el punto uno. La cuenta debe existir pero no tiene por qué ser con proyecto en el Centro. Puede ser una cuenta con dinero procedente de la UAM

Pasos

  1. Observar las normas establecidas por cada Servicio (consultar cada uno de ellos en la web del IIBM)
  2. Conectarse con la web del Almacén y realizar el pedido.

Notas finales para todos los tipos de pedidos

Los responsables de laboratorios o servicios deben autorizar al personal a su cargo, si así lo desean, en la página web del almacén. Inicio → Preferencias. Si un usuario no puede comprar y cumple con los requisitos imprescindibles enumerados arriba, suele estancarse aquí. El servicio de Tecnologías de la Información (Informática) no podrá ayudarle en este punto. No es un "error del sistema" y tampoco se soluciona en la intranet (Cyberlab) sino en la web del Almacén.

Los avisos a un grupo, manuales o automáticos (de llegada de mercancía por ejemplo), se envían a cada uno de sus miembros. Si a alguno de ellos no les llegan, es porque en realidad no figura como perteneciente a ese grupo. El responsable del mismo debe conectarse con el Cyberlab (intranet) e incorporale. Este apartado sí es competencia del Servicio TI pero la gestión la debe hacer el responsable. Si ya aparece como perteneciente al grupo (en el Cyberlab) y aún así no le llegan los avisos, debe poner una incidencia en el servicio TI en el Cyberlab.